Acesta este un exercițiu vizual desfășurat în echipă, care necesită un moderator din rândul membrilor echipei, având și rol de facilitator. Recomand implicarea tuturor persoanelor care pot avea o contribuție relevantă (aici vreau să punctez că puteți invita și membri din organizație, care nu fac parte din echipă).
1. Descriere exercițiu
Scopul principal al exercițiului este identificarea factorilor care încetinesc progresul echipei și stabilirea unor acțiuni concrete pentru remedierea acestora.
Metafora utilizată este cea a unei „bărci cu vele”, care poate reprezenta echipa, produsul, serviciul sau proiectul, navigând spre o destinație clară (în reprezentarea vizuală, eu folosesc o insulă cu un palmier – echivalentul obiectivului sau viziunii noastre).
“Vântul în pânze” simbolizează elementele pozitive care impulsionează echipa să avanseze spre succes.
“Ancora” reprezintă obstacolele și dificultățile care împiedică progresul, menținând echipa pe loc.
2. Pregătirea exercițiului
Pentru a desfășura acest exercițiu în mod eficient, este esențială o pregătire corespunzătoare.
LIVRABIL: Conștientizarea, atât a factorilor care influențează pozitiv, cât și a obstacolelor cu care echipa ta se confruntă în atingerea succesului.
Condiții prealabile:
- O foaie de flipchart / echipă, pregătită în avans cu simbolurile specifice exercițiului (barca cu vele și ancore, insula).
- Markere suficiente pentru numărul participanților.
- Post-its, în număr adecvat: dimensiuni mai mari pentru viziune și dimensiuni mai mici pentru ancore / pânze / viitoare acțiuni.
- Prezența tuturor persoanelor relevante la workshop.
- Timp estimat – aprox. 75′ pentru maxim 10 participanți (durata poate varia în funcție de experiența facilitatorului în moderare).
- Adaptează structura exercițiului în funcție de nevoile și preferințele tale.
3. Desfășurarea exercițiului
Dacă faci parte din echipă și ai și un alt rol pe lângă cel de facilitator, vei lua parte activ la acest exercițiu.
Este posibil să ai o tema mai amplă, care poate fi divizată în subteme – în acest caz, ne propunem să obținem câte un flipchart pentru fiecare subtemă.
Instrucțiuni pentru desfășurarea exercițiului:
Notă: Pentru exemplificarea calculelor mă voi raporta la un grup de 10 persoane, împărțit în 2 echipe a câte 5 persoane.
- Dacă grupul depășește 7 persoane, împarte participanții în echipe de 4-7 membri. Fiecare echipă se va așeza la o masă/birou și va primi un subiect din scopul workshop–ului, la care să lucreze în echipa nou formată.
- În următoarele 15 minute, fiecare participant va nota, individual, percepția sa asupra „pânzelor și ancorelor” (minimum 3-5 pentru fiecare categorie/participant) și va formula o declarație de viziune. Se obțin astfel cel puțin 30 de pânze și 30 de ancore, pentru un grup de 10 persoane (15 pe fiecare echipă).
- În continuare, timp de 20 de minute, membrii fiecărei echipe își vor împărtăși ideile și vor selecta împreună cele mai relevante 5 ancore pentru grupul lor. Totodată, vor defini o viziune comună.
- Moderatorul va colecta toate post-it-urile și le va organiza pe flipchart-ul corespunzător echipei. Vom avea 2 flipcharts cu ancore, pânze și viziuni, iar cele desemnate de echipă ca fiind relevante pentru ei, se vor separa de restul, pentru a le diferenția ușor pentru pasul următor.
- Se va desfășura o sesiune de vot: fiecare participant primește 3 puncte, pe care le poate distribui pe flipchartul său pentru a decide care sunt cele mai relevante ancore ce necesită îmbunătățiri (regula este sa le folosească pentru 3 ancore).
- Cele 3 ancore ale fiecărei echipe, cu cele mai multe voturi vor fi transferate pe un nou flipchart. (voi avea 6 în total)
- Împreună cu întregul grup, se vor stabili 2-3 acțiuni concrete pentru fiecare domeniu (ancoră) de îmbunătățire identificat.
- La final, vei obține până la 18 acțiuni aliniate și apoi, fiecare participant își va alege și va semna angajamentul față de, cel puțin, o acțiune specifică (în acest pas se vor forma echipele viitoare de lucru).
- Se vor alinia modalitățile de organizare și implementare a acestor acțiuni.
Am ajuns la finalul exercițiului în care am obținut livrabilul dorit: conștientizarea factorilor pozitivi („pânze”) și a obstacolelor („ancore”) din echipă, în raport cu tema abordată și definirea acțiunilor de îmbunătățire.
FELICITĂRI!
Poza – www.wednesday.is