În rolul de facilitator al întâlnirilor de echipă, este esențial să dispuneți de o gamă variată de modele și tehnici care să permită atingerea obiectivelor unui workshop / întâlniri, într-un mod eficient și într-un interval optim de timp.
Una dintre competențele fundamentale în facilitare constă în capacitatea de a ghida grupul către obținerea unui consens, precum și, în implementarea unor metode de votare care să evidențieze ideile și opiniile cele mai valoroase, asigurând, simultan, implicarea activă a tuturor participanților.
Premisa de la care pornesc este că un workshop bine organizat reunește participanți selectați strategic – profesioniști cu expertiză și experiență potrivite. Acești contribuitori trebuie să dețină atât cunoștințele relevante, cât și motivația necesară pentru a se implica activ și a genera idei valoroase.
Tehnicile de facilitare oferă rezultate concrete și măsurabile într-un interval relativ scurt. Acestea prezintă avantajul de a fi ușor de cuantificat și comparat, iar soluțiile obținute reprezintă efortul colectiv.
În practica facilitării workshop-urilor, există o diversitate de metode de votare care pot fi implementate pentru a obține consensul și a prioritiza ideile. Dintre numeroasele tehnici disponibile în literatura de specialitate și practica profesională, prezint în continuare o selecție a celor pe care le-am utilizat în activitatea mea de facilitator, datorită eficienței și adaptabilității lor în diverse contexte organizaționale.
1. TEHNICA “VOTAREA CU PUNCTE”
Reprezintă o tehnică simplă, vizuală și rapidă, utilizată pentru identificarea celor mai valoroase idei sau opinii în cadrul unui workshop sau a unei întâlniri profesionale.
Procesul de facilitare:
- Vizualizarea ideilor generate – După sesiunea de brainstorming, toate ideile sunt afișate într-un formatcare să permită vizualizarea lor de către toți participanții. Suportul poate varia, în funcție de contextul întâlnirii – flipchart, panou, perete sau instrument digital. În practica personală, utilizez notițe adezive (post-it) pe care le poziționez pe un perete al sălii.
- Alocarea resurselor de vot – În această etapă, fiecare participant primește un număr predeterminat
de puncte de vot. Cantitatea acestora este stabilită în avans, în funcție de obiectivele specifice ale workshop-ului și de rezultatele așteptate. Pentru optimizarea procesului, se pot defini restricții privind distribuirea punctelor – de exemplu, limitarea numărului de voturi care pot fi alocate unei singure idei, încurajând astfel o evaluare mai echilibrată a tuturor opțiunilor prezentate.
De obicei, alocarea optimă pe care o practic, constă în distribuirea a 3-5 puncte pentru fiecare participant în cadrul procesului de votare.
- Exercițiul de votare – Participanții își exprimă preferințele, marcând ideile considerate cele mai valoroase cu punctele de vot disponibile. În format fizic, acest proces se concretizează prin aplicarea unor puncte cu ajutorul markerelor pe notițele adezive selectate.
- Evaluarea și ordonarea rezultatelor – După finalizarea votării, se calculează punctele primite de fiecare idee. Pe baza acestor rezultate, lista este reorganizată în ordine descrescătoare a priorității, evidențiindu-se, de exemplu, primele cinci idei cu cel mai mare suport din partea grupului. Aceste idei prioritare sunt poziționare într-un spațiu dedicat, asigurând vizibilitatea lor permanentă pe parcursul ulterior al workshop-ului.
Pentru facilitarea în mediul virtual, instrumentele specializate precum Mural sau Miro oferă funcționalități integrate pentru implementarea acestei tehnici în format digital, permițând aplicarea metodologiei în proiectele desfășurate la distanță.
2. TEHNICA “100 USD” (Simularea investițiilor)
Această tehnică urmărește același obiectiv ca “Votarea cu puncte”, însă introduce o dimensiune valorică în procesul de prioritizare. În loc de simple puncte, participanții operează cu un buget simbolic de 100 unități monetare (dolari, euro, lei, etc.), permițând o evaluare mai nuanțată a preferințelor. Pentru implementarea practică, utilizez frecvent bancnote din jocul Monopoly al fiicei mele.
Procesul de facilitare:
- Vizualizarea ideilor generate – După sesiunea de brainstorming, toate ideile sunt afișate într-un format care să permită vizualizarea lor de către toți participanții. Suportul poate varia în funcție de contextul întâlnirii – flipchart, panou, perete sau instrument digital. În practica personală, utilizez notițe adezive (post-it) pe care le poziționez pe un perete al sălii.
- Alocarea resurselor de vot – La începutul exercițiului, fiecare participant primește un buget standardde 100 unități monetare – 100 USD (conform denumirii tehnicii), reprezentând capitalul individual disponibil pentru „investiții” în ideile generate de grup. Înainte de începerea votării, se stabilesc restricții sau reguli de votare, în funcție de obiectivele workshop-ului.
- Exercițiul de votare – Participanții decid cum să-și distribuie bugetul disponibil între ideile generate. În funcție de regulile stabilite inițial, aceștia pot aloca întreaga sumă unei singure idei sau o pot distribui între mai multe opțiuni, reflectând astfel intensitatea preferințelor individuale și permițând o diferențiere valorică mai clară între idei.
- Evaluarea și ordonarea rezultatelor – După finalizarea procesului de alocare, se calculează suma totală „investită” în fiecare idee. Pe baza acestor rezultate, ideile sunt reorganizate în ordine descrescătoare a valorii acumulate, evidențiindu-se primele cinci opțiuni cu cel mai mare suport financiar din partea grupului. Aceste idei prioritare sunt apoi poziționare într-un spațiu dedicat, asigurând vizibilitatea lor permanentă pe parcursul ulterior al workshop-ului.
3. Matricea “EFORT VS. IMPACT”
Reprezintă un instrument strategic de evaluare și prioritizare, care utilizează două criterii fundamentale pentru clasificarea și vizualizarea ideilor generate în cadrul unui workshop. Acest model permite participanților să echilibreze argumentele divergente și să identifice rapid direcțiile prioritare de acțiune.
Procesul de facilitare:
1. Construirea cadrului vizual – Se creează o reprezentare grafică formată din două axe perpendiculare care împart spațiul în patru cadrane distincte. Acest cadru poate fi realizat pe un flipchart, tablă sau în format digital.
2. Definirea criteriilor de evaluare – Se stabilesc două dimensiuni esențiale care vor constitui axele matricei:
- Axa orizontală: Efort/Complexitate/Cost (gradație de la redus la ridicat)
- Axa verticală: Impact/Valoare/Beneficiu (gradație de la redus la ridicat)
3. Evaluarea și poziționarea ideilor – Fiecare idee este analizată prin prisma celor două criterii și poziționatăcorespunzător în unul dintre cele patru cadrane ale matricei.
4. Interpretarea rezultatelor Matricea generează patru categorii distincte de idei:
- Cadranul superior-stânga (Impact mare, efort redus) “CÂȘTIGURI IMEDIATE”
Recomandarea ar fi aici, acțiune imediată.
- Cadranul superior-dreapta (Impact mare, efort ridicat) “PROIECTE STRATEGICE”.
Recomandarea ar fi aici, prioritizare și planificare, pe termen lung.
- Cadranul inferior-stânga (Impact redus, efort redus) „ALTE ACTIVITĂȚI”.
Recomandarea ar fi aici, evaluarea resurselor, prioritizare și planificare în funcție de disponibilitatea resurselor.
- Cadranul inferior-dreapta (Impact redus, efort ridicat) „HOȚI DE TIMP” .
Recomandarea ar fi aici, de reconsiderat sau de evitat.
5. Modalități de evaluare – Poziționarea ideilor în matrice poate fi realizată prin:
- Evaluare individuală: fiecare participant analizează și clasifică ideile, în mod independent.
- Evaluare colectivă: echipa discută și stabilește prin consens poziționarea fiecărei idei.
Recomand aici abordarea secvențială a evaluării: poziționați mai întâi toate ideile pe una dintre axe, apoi procedați la evaluarea lor pe cea de-a doua dimensiune. Această metodă structurată simplifică exercițiul și permite o analiză mai concentrată a fiecărui criteriu în parte.
Integrarea acestor tehnici de facilitare în cadrul activităților de grup vă va evidenția progresiv beneficiile și valoarea adăugată pe care acestea o aduc proceselor decizionale colective. Pe măsură ce veți acumula experiență practică prin utilizarea lor, veți constata eficacitatea acestor instrumente în organizarea structurată a dinamicii de grup și în stabilirea priorităților colective.
SUCCES!
Sursă imagine – Conceptboard.com